Effectief vergaderen op afstand
Zoals nog nooit zoveel mensen thuis werkten, waren er ook nog nooit zoveel mensen op een afstand met elkaar aan het vergaderen. Ook wel een conference call genoemd. We maken hierbij onderscheid in een videoconference, een webconference, en een telepresence. Om dit tot een succes te maken is het handig om je aan een aantal basisprincipes te houden. Op die manier creëer je een gestroomlijnde online bijeenkomst. Wij vertellen je graag meer over de verschillende soorten conference calls, en geven je tips voor een effectieve online meeting.
Online vergaderen
Er zijn drie soorten conference calls. Bij videoconferencing gaat het om een speciaal ingerichte vergaderruimte. Door de opstelling van schermen en camera’s lijkt het alsof gesprekspartners tegenover elkaar plaatsnemen aan één vergadertafel. Bij een webconference, ook wel beeldbellen genoemd, gaat het om één op één verbindingen tussen personeel. Denk aan Skype, Google Hangouts of Microsoft Teams. Telepresence, ook wel telewerken genoemd, verwijst naar aanwezigheid op afstand. Deze manier van online vergaderen wordt eigenlijk sinds de smartphones, tablets en laptops weinig meer gebruikt.
Webconference
Een van de meest gebruikte calls voor het effectief vergaderen op afstand, de webconference oftewel beeldbellen. Zeker in deze tijden van de coronacrisis worden dit soort online vergaderingen ingezet. De meest gebruikte zijn Skype, Google Hangouts en Microsoft Teams. Maar hoe werken deze apps? Wij leggen het kort uit.
1. Skype staat standaard op een Windows 10 computer en anders kun je het hier downloaden. Log in of maak een account aan. Zodra Skype zich opent zie je links bovenin je skypenaam, daaronder de mogelijkheden en daar weer onder je contactpersonen. Je kunt heel makkelijk een contactpersoon toevoegen met zijn of haar gebruikersnaam, telefoonnummer of e-mail.
2. Voor Google Hangouts heb je een Google-account nodig. Als je deze nog niet hebt, kun je die hier aanmaken. Log in of maak een account aan. Zodra je Hangouts opent zie je links bovenin het menu met daarin je contactpersonen en gesprekken. Ook hier kun je contacten heel makkelijk vinden op naam, telefoonnummer of e-mail.
3. Wat betreft Microsoft Teams, hier heb je automatisch al een account voor als je werkt met Office 365. Je kunt dan met bijvoorbeeld je werkmail inloggen. Microsoft Teams heeft meerdere extra’s, zoals het synchroniseren met je werkagenda en het delen van bestanden tijdens live-meetings. Ook synchroniseert het met je werkmail, want daar kun je zien wie bereikbaar is in Teams.
De acht basisprincipes voor online vergaderen
Om voor een gestroomlijnde online bijeenkomst te zorgen geven we je graag acht tips. In principe zijn het basisprincipes voor vergaderen, en het woord zegt het al, zonder deze basis heb je écht geen effectieve conference call.
- Wees op tijd. Wachten in een online omgeving wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte. Log daarom iets voor de afgesproken tijd in.
- Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure. Als je bijvoorbeeld een inlogcode en een link nodig hebt, stuur deze op tijd. Maar bij Microsoft Teams is het inloggen al gekoppeld aan je mail en geïntegreerd in de bedrijfssoftware.
- Als er geen beeld bij is, is het handig om jezelf voorafgaand aan je verhaal jezelf te introduceren. Sommige stemmen lijken via de verbinding zo erg op elkaar dat het voor verwarring kan zorgen.
- Laat mensen uitspreken en zorg ervoor dat je niet tegelijk gaat reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken. Je kunt ook van te voren afspreken dat de voorzitter iemand aanwijst om te reageren.
- Let op de hardware-eisen die je nodig hebt per programma. Een goed werkende camera en microfoon is natuurlijk essentieel. Als er teveel geluiden om je heen zijn kun je het beste een headset gebruiken.
- Zorg voor een goede internetverbinding. Als één deelnemer een slechte verbinding heeft, kan dit ervoor zorgen dat het beeld en geluid gaat haperen.
- Zoek een rustige ruimte op waar je geen afleiding en achtergrondgeluiden hebt. Ook een rustige achtergrond en kleding kan helpen om afleiding te voorkomen.
- Maak optimaal gebruik van het programma door uit te zoeken wat er allemaal mogelijk is. Kun je live presentaties met elkaar delen of spreadsheets? In een extra venster afspraken of documenten tonen? Dit soort dingen zijn handig om vooraf te weten.
Or-Quest en de coronamaatregelen
Bij Or-Quest maken wij gebruik van Skype, videocalls via WhatsApp en Microsoft Teams. Iedereen bij Or-Quest werkt thuis vanwege de corona maatregelen, maar ook op die manier kunnen wij Gouden Krachten helpen bij het vinden van de juiste werkplek en opdrachtgevers helpen bij hun zoektocht naar Gouden Krachten. Zo gaan onze kennismakings- en sollicitatiegesprekken gewoon online door. Ook wordt je sollicitatie net als anders binnen twee werkdagen behandeld. Dus ben jij nog op zoek naar een nieuwe uitdaging in de bouw, infra en industrie?